7 Tugas Utama Manajer Armada Yang Wajib Kamu Tahu!

Mengatur sistem manajemen armada membutuhkan waktu dan energi yang besar. Seorang manajer armada memikul tanggung jawab di berbagai aspek koordinasi sistem armada, mulai dari armada, pengemudi, proses pengiriman, hingga kepuasan pelanggan. 

Mari kita pelajari bersama, 7 tugas utama manajer armada dengan memperhatikan penjelasan berikut!

Mengapa tugas manajer armada itu penting?

Jika manajer armada tidak menjalankan tugas mereka dengan baik, hal ini akan merugikan beberapa aspek strategi manajemen armada, mulai dari kendaraan yang cepat rusak, pekerjaan pengemudi yang tidak optimal, sampai kehilangan aset kendaraan.

Seiring dengan berkembangnya industri, manajer armada dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi sambil tetap memperhatikan kepentingan perusahaan.

Banyak tanggung jawab manajer armada saling terkait, seperti penjadwalan perawatan dan keselamatan pengemudi. Meskipun terpisah, tugas-tugas ini saling berhubungan, misalnya penjadwalan perawatan memengaruhi keselamatan pengemudi.

Ini 7 Tugas Utama Manajer Armada

Dengan begitu banyak tanggung jawab, terdapat sejumlah tugas utama manajer armada, di antaranya:

1. Mencatat dan menganalisis data tentang kesehatan kendaraan

Manajer armada perlu melacak informasi penting yang memengaruhi operasi armada sehari-hari. Pengumpulan dan analisis data kesehatan kendaraan membantu mereka membuat keputusan yang tepat. Contohnya, jika data penggantian oli dan kinerja kendaraan tidak dikumpulkan, manajer armada mungkin tidak menyadari perlunya melakukan pemeliharaan untuk mencegah timbulnya kerusakan, sehingga dapat mengakibatkan biaya perbaikan mendadak dan waktu henti yang tidak diduga.

Tugas manajer armada dalam menganalisa kesehatan kendaraan:

• Catat dan simpan data: Catatan komprehensif setiap kendaraan, termasuk penggantian oli, performa, dan biaya bahan bakar.

• Analisis data: Mengidentifikasi potensi masalah kendaraan dan mencari cara untuk menghemat biaya, seperti optimasi rute yang dapat mengurangi jarak tempuh dan penggunaan bahan bakar.

Keterampilan yang dibutuhkan: Pemahaman mendalam tentang data, analisis, aplikasi data, pengelolaan basis data, dan statistik.

Gunakan Alat Diagnostik Kendaraan Berbasis CANBus dari Cartrack 

CANBus memberikan data diagnostik langsung tentang kendaraan, seperti pembacaan odometer, diagnostik mesin, perilaku pengemudi, informasi bahan bakar, dan lainnya.

2. Jadwal perawatan untuk kesehatan kendaraan 

Menyusun dan melaksanakan jadwal perawatan sangat penting untuk menjaga kesehatan kendaraan. Mengabaikan tugas ini dapat menyebabkan waktu henti yang berlebihan dan biaya perawatan yang tidak dapat dihindari. Selain itu, perawatan kendaraan yang buruk dapat membahayakan keselamatan pengemudi.

Tugas manajer armada dalam jadwal perawatan:

• Jadwalkan, catat, dan laksanakan perawatan.

• Kesiapan kerja: Memastikan kendaraan siap pakai, memperpanjang masa pakai, dan memenuhi standar industri.

• Fleksibilitas jadwal: Manajer armada harus siap menyesuaikan jadwal berdasarkan kejadian tak terduga.

• Pelaksanaan: Bisa dilakukan secara internal atau bekerja sama dengan pihak ketiga.

Keterampilan yang dibutuhkan: Manajemen waktu yang baik, fleksibilitas, pemahaman tentang perawatan, baik preventif, proaktif, prediktif, maupun korektif.

Solusi Perawatan Pencegahan Otomatis dari Cartrack

Kami menawarkan solusi otomatis untuk perawatan pencegahan, seperti peringatan langsung atau diagnostik kendaraan. Solusi ini menggunakan perangkat lunak telematika untuk mendeteksi potensi masalah kendaraan.

3. Melacak armada secara langsung dengan perangkat lunak  

Manajer armada sering menggunakan perangkat lunak, biasanya sistem GPS, untuk mencegah pencurian atau pembajakan serta konsumsi bahan bakar berlebihan.

Tugas manajer armada dalam pelacakan kendaraan:

• Optimasi rute: GPS membantu optimasi rute, waktu pengiriman, dan penghematan bahan bakar.

• Pengumpulan data: GPS menangkap data untuk analisis dan proyeksi.

• Pencurian atau pengambilan paksa kendaraan: GPS membantu menemukan kendaraan jika terjadi pencurian atau pengambilan paksa.

• Pemantauan bahan bakar: Memantau dan mengoptimalkan konsumsi bahan bakar untuk efektivitas biaya.

Keterampilan yang dibutuhkan: Pemahaman logistik dan kemampuan menggunakan perangkat lunak pelacakan armada.

Gunakan Solusi GPS Live Kami untuk Melacak Armada Secara Langsung

Solusi GPS Live Cartrack memberikan visibilitas armada, termasuk posisi, kecepatan, arah, geofencing, deteksi perilaku berkendara, pemantauan bahan bakar, laporan perjalanan, dan riwayat perjalanan.

4. Pengelolaan Keselamatan dan Kepatuhan

Manajer armada harus serius dalam mengelola keselamatan dan kepatuhan. Kelalaian dapat membahayakan pengemudi, serta membawa risiko denda hingga masalah hukum serius bagi manajer, departemen armada, bahkan perusahaan.

Bahaya kelalaian meliputi kecelakaan yang dapat merusak kendaraan atau truk, mengakibatkan biaya perbaikan, servis, dan perawatan yang bisa dihindari. Kecelakaan juga meningkatkan biaya asuransi. Contoh kelalaian lainnya termasuk melanggar aturan jalan, audit, dan masalah lisensi.

Tugas Manajer Armada dalam Mengelola Keselamatan dan Kepatuhan:  

Menjaga Keselamatan

• Perawatan: Manajer armada perlu melakukan inspeksi kendaraan secara rutin.  

• Kebijakan keselamatan: Manajer armada bertanggung jawab atas kebijakan perawatan secara keseluruhan.  

• Cara mengemudi: Cara mengemudi harus dipantau, seperti pengereman mendadak, mengebut, dan waktu berhenti (idling) yang lama.

Menjaga Kepatuhan  

• Aturan jalan: Memastikan pengemudi memahami dan mengikuti semua aturan jalan.  

• Audit internal: Menjamin semua audit internal dilakukan dengan benar dan etis.  

• Lisensi: Secara rutin memeriksa validitas lisensi dan izin.

Keterampilan yang dibutuhkan: pemahaman ketentuan keselamatan dan peraturan hukum, serta pemeliharaan kendaraan dan penerapan kebijakan keselamatan.

Teknologi Kamera AI LiveVision Cartrack untuk Deteksi Ketidakpatuhan dan Keamanan  

Cartrack’s LiveVision dapat memberikan peringatan potensi tabrakan depan dan mendeteksi jika pengemudi mengantuk, merokok, menggunakan ponsel, serta pengemudi yang lelah atau terganggu.

5. Pengelolaan Pengemudi untuk Peningkatan Kinerja dan Keamanan

Kinerja buruk pengemudi, seperti terlambat atau komunikasi yang buruk, dapat membuat pelanggan dan distributor tidak puas. Jika manajer tidak mendukung perbaikan kinerja pengemudi, hal ini dapat menyebabkan penurunan tingkat loyalitas pelanggan.

Tugas Manajer Armada Terkait Pengemudi: 

Memantau Pengemudi  

• Menyusun kebijakan keselamatan untuk mengurangi risiko kecelakaan dan masalah hukum.

• Menggunakan perangkat lunak untuk melacak kebiasaan pengemudi, seperti mengebut, mengerem mendadak, menikung, hingga idling yang berlebihan.

• Memberikan instruksi yang jelas, komunikasi yang konsisten, dan saran yang membangun.

• Memantau absensi pengemudi.

Melatih dan Meningkatkan Produktivitas  

• Pendidikan dan pelatihan: Meningkatkan produktivitas dengan melatih pengemudi sesuai keterampilan dan pengalaman mereka.

• Pelatihan berkelanjutan: Rutin melatih pengemudi, bukan hanya saat awal bekerja.

• Insentif: Mengapresiasi pengemudi dengan kinerja yang baik.

• Pelatihan kepatuhan keselamatan.

Keterampilan yang dibutuhkan: kemampuan melatih, komunikasi yang baik, dan memberikan umpan balik yang konsisten.

Gunakan Solusi FleetWeb Cartrack untuk Meningkatkan Kinerja Pengemudi  

FleetWeb memungkinkan manajer armada untuk melacak aktivitas pengemudi secara real-time dan memberikan skor perilaku berkendara.

6. Pengelolaan Administrasi dan Biaya yang Efektif  

Ketidakrapihan dalam administrasi dapat menghambat tercapainya tujuan, menyebabkan kerugian uang, dan tidak adanya catatan penting seperti pajak dan lisensi.

Tanggung Jawab dalam Pengelolaan Administrasi dan Biaya:  

• Administrasi yang Efektif: memantau semua bagian yang bergerak agar operasi berjalan lancar.

• Pengelolaan Biaya: melacak biaya untuk memastikan pengeluaran dilakukan secara bijak dan menguntungkan.

Keterampilan yang dibutuhkan: literasi keuangan, pengetahuan bisnis, ketelitian, dan pemikiran strategis.

Gunakan MiFleet untuk Solusi Administrasi dan Pengelolaan Biaya  

MiFleet membantu mengelola administrasi armada dan biaya, termasuk laporan biaya bulanan dan penyimpanan kontrak.

7. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi buruk membuat pelaksanaan tugas menjadi lebih sulit. Saat memberikan instruksi, jika pengemudi tidak memahaminya, mereka mungkin tidak akan melakukannya dengan benar.

Tanggung Jawab yang Mendukung Komunikasi yang Produktif:  

• Kemampuan mengawasi dan memberi instruksi secara efektif.

• Komunikasi yang jelas sehingga pengemudi memahami dan menjalankan tugas dengan benar.

• Memberikan saran dan mentoring.

• Gaya komunikasi yang membangun rasa hormat.

• Mampu mendengarkan dan berinteraksi dengan pengemudi.

• Melaporkan kepada manajer yang lebih tinggi dengan jelas.

Keterampilan yang dibutuhkan: kemampuan berbicara dengan baik, kecerdasan emosional, dan fleksibilitas komunikasi.

Percayakan pada Cartrack Delivery untuk Mempermudah Komunikasi

Aplikasi Delivery Cartrack menyederhanakan komunikasi dengan memberikan pembaruan dan instruksi pekerjaan melalui aplikasi.

Maksimalkan Platform Cartrack untuk Optimalkan Pekerjaan Manajer Armada

Cartrack menawarkan sesi demo manajemen armada agar manajer armada dapat mempermudah pekerjaannya. Hubungi kami untuk kemudahan pengelolaan tugas manajer armada. Silakan klik link berikut untuk informasi lebih lanjut!