10 Manfaat Menggunakan Sistem Penugasan Pengiriman Digital

Mengelola tugas pengiriman akan lebih mudah dengan sistem digital yang dibuat khusus untuk tujuan tersebut. Delivery dari Cartrack adalah salah satu tool penugasan pengiriman secara digital. Tool ini berupa perangkat lunak dan aplikasi yang terintegrasi, baik bagi operator pusat maupun kurir. Sistem ini merampingkan semua proses, mulai dari membuat pekerjaan, menugaskan, mengatur urutan pengiriman, melacak progres, hingga mengirimkan bukti penerimaan barang.

Berbagai jenis bisnis dapat mengambil manfaat dari sistem penugasan pengiriman digital ini, misalnya pengantaran makanan, logistik, manufaktur, distributor, grosir, retail, dan jasa. Dengan menerapkan metode pengelolaan tugas yang paling efisien, perusahaan dapat mendorong kinerja terbaik dari setiap karyawan yang terlibat, baik secara individu maupun tim.

Apa saja manfaat menggunakan sistem penugasan pengiriman digital ini? Simak penjelasan berikut ini.

1. Mengelola semua proses penugasan dari satu platform

Operator dapat membuat pekerjaan, mengatur urutan rute, melacak pengemudi terdekat, menugaskan, mengalihkan pekerjaan, memantau progres pekerjaan, serta menerima bukti pengiriman dengan mudah dari satu platform. Dengan adanya pemantauan progres pekerjaan secara real-time, operator dapat segera mengatasi masalah yang terjadi di lapangan dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.

2. Mengatur urutan prioritas tugas

Semua pekerjaan penting, tetapi mungkin ada pekerjaan yang lebih diprioritaskan. Dengan sistem penugasan pengiriman digital, operator dan tim pengiriman dapat fokus pada pekerjaan yang paling prioritas terlebih dahulu lalu menyelesaikan pekerjaan yang kurang mendesak. Operator dapat mengedit urutan rute semudah drag and drop, atau menggunakan fitur ‘optimasi rute’. Anda dapat melihat langsung urutan rute di peta dan menilai apakah rute pengiriman efisien atau tidak.

3. Memberikan informasi mendetail yang mudah diakses

Dengan sistem pengiriman digital, Anda dapat memasukkan informasi mendetail, seperti nama, alamat/koordinat lokasi, dan kontak pelanggan; jenis, jumlah, ukuran, berat, deskripsi, dan kode barcode barang; dan lain-lain. Pengemudi dapat melihat semua informasi ini dengan mudah begitu menerima tugas. Pengemudi juga bisa langsung terhubung dengan aplikasi navigasi untuk menunjukkan arah ke lokasi.

4. Pendelegasian tugas yang jelas dan fleksibel

Operator atau manajer dapat menugaskan satu atau beberapa pekerjaan semudah drag and drop. Pengemudi akan mengetahui saat mendapatkan pekerjaan dan langsung menerima atau menolak pekerjaan dengan memberikan alasan. Sistem memastikan tidak ada informasi wajib yang terlewat, sehingga ada kejelasan dalam penugasan. Selain itu, pekerjaan juga dapat dialihkan ke pengemudi lainnya dengan mudah saat sudah melewati batas toleransi waktu penyelesaian. Fungsi pelacakan lokasi tentunya juga membantu operator pusat untuk menentukan apakah pengemudi yang sama masih dapat menyelesaikannya atau pekerjaan perlu dialihkan ke pengemudi lain yang tersedia.

5. Memantau progres pekerjaan secara real-time

Memantau pengiriman secara manual akan rumit dan memakan waktu karena banyaknya pengemudi, kendaraan, dan pekerjaan pengiriman. Dengan sistem penugasan pengiriman digital, operator pusat dapat melihat semua progres pengiriman secara real-time kapan pun. Operator akan langsung terinformasi secara real-time di setiap progres penyelesaian pekerjaan dan jika ada kendala dalam pengiriman, misalnya keterlambatan dan kerusakan barang.

6. Mendapatkan bukti penyelesaian pengiriman secara instan

Sistem penugasan pengiriman digital memungkinkan pengemudi Anda untuk mengirim bukti penyelesaian pekerjaan secara instan dari aplikasi. Bukti pengiriman selesai dapat berupa foto dan/atau tanda tangan elektronik. Bukti digital yang dikirim akan langsung diterima oleh operator pusat, lengkap dengan keterangan tanggal dan koordinat lokasi pengemudi saat mengirimkan bukti digital tersebut.

7. Memudahkan penugasan berulang

Mungkin ada beberapa pekerjaan pengiriman yang berulang untuk pelanggan yang sama ke tujuan yang sama. Daripada membuat ulang pekerjaan secara manual terus-menerus, operator atau manajer dapat menduplikat pekerjaan yang sudah pernah dibuat dan menugaskan kepada pengemudi yang sama atau berbeda. Beberapa cara mudah lainnya juga dapat digunakan untuk penugasan yang sifatnya repetitif ini, seperti membuat rencana pekerjaan yang dapat digunakan berulang kali atau impor file pekerjaan secara massal.

8. Mengautomasi pembuatan laporan

Semua detail pengiriman tercatat dalam sistem dan laporan akan dibuat secara otomatis. Manajer dapat langsung mengunduh laporan pekerjaan atau laporan pengemudi sesuai periode yang diperlukan. Pada Delivery Cartrack, semua bukti pengiriman, baik foto maupun tanda tangan elektronik, tercantum dalam laporan pekerjaan. Cukup klik tautan dalam laporan lalu file bukti pengiriman akan terbuka dan Anda dapat langsung menyimpan file tersebut ke PC Anda.

9. Meningkatkan kolaborasi tim

Sistem penugasan pengiriman digital menjadikan kolaborasi antara kurir atau pengemudi dengan operator atau manajer pengiriman. Transparansi di setiap proses membantu tim untuk bekerja sama secara efisien. Tak hanya pengemudi dan operator, departemen lain juga mendapatkan manfaat dari sistem penugasan pengiriman ini. Bagian penagihan misalnya, yang dapat memproses tagihan lebih cepat begitu menerima bukti penyelesaian pekerjaan yang dikirimkan pengemudi secara live.

10. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Dengan adanya sistem penugasan digital, operasi pengiriman dapat berjalan secara efisien sehingga jumlah pengiriman bisa lebih banyak. Setiap masalah juga dapat diselesaikan secara cepat karena adanya visibilitas menyeluruh di setiap proses. Jika operasi pengiriman berjalan lancar dan efisien, kepuasan pelanggan meningkat, profit pun meningkat.

Tool penugasan pengiriman yang tepat membantu Anda mengelola pekerjaan dengan efisien, memastikan semua pekerjaan pengiriman diselesaikan dengan baik, dan meningkatkan profitabilitas bisnis Anda. Pilih Delivery dari Cartrack untuk tool manajemen pengiriman terbaik. Hubungi kami di sini sekarang dan dapatkan live demo Delivery oleh tim Cartrack.